記帳代行の資料回収でAIを使うなら、短縮を狙うのは届いた資料の分類、不足候補の洗い出し、顧問先への確認事項の一覧化です。催促文の下書きは作れても、顧問先が資料を出していない状態をAIだけでは解消できません。
会計事務所で月次の資料を取りまとめる担当者は、提出待ちと、到着後の整理にかかる時間を分けて見てください。ここでの「仕分け」は資料の分類です。勘定科目などを決めて帳簿に記録する「仕訳」の確定とは分けて扱います。
資料回収で短縮を狙うのは、到着後の整理と確認文案
AIの試行対象は、受け取った資料を人が確認できる一覧へ整える工程です。未提出資料の回収や、仕訳の最終判断までを一括して自動化する前提にはしません。
| 工程 | AIに任せる候補 | 人に残すこと |
|---|---|---|
| 提出依頼・受領 | 必要資料リストから依頼文案を作る | 依頼先・期限の決定、連絡、提出待ちへの対応 |
| 到着後の仕分け | 請求書・領収書・明細などの分類候補を出す | 別の顧問先や対象月の混入、読取結果の確認 |
| 不足の照合 | 必要資料リストや明細と比較し、不足候補を並べる | すでに別経路で届いていないか、対象外でないかを確かめる |
| 顧問先への確認 | 未解決事項を質問の一覧へまとめる | 質問の採否、送信、回答後の再確認 |
| 記帳入力 | 確認済みの読取項目を入力の材料にする | 勘定科目・税務上の取扱いの判断、仕訳の確認・確定 |
OCRは、画像中の文字を読み取ってデータにする機能です。画像対応のAIやAI-OCRを使う場合も、文字が読めることと、取引の意味が正しいことは別に確認します。
freeeの公式ヘルプは、記帳代行の資料回収・データ化・仕訳入力を分けて説明し、スキャンからテキスト化、登録前の照合までの流れを案内しています。これは同サービスの手順であり、どのAIでも同じ機能や精度が得られる証拠ではありません。freee「データ化サービスで領収書・通帳をデータ化して記帳代行業務を効率化する」
なお、freeeの資料回収タスクには自動通知の機能もあります。利用条件は同ページで確認してください。
分類先が決まっているファイルの振り分けや、必要資料リストの提出済みチェックだけなら、共有フォルダと表計算でも扱えます。AIを試す部分は、資料の表記がばらばらで、読み取りや確認文案の整理に時間がかかる箇所へ絞ります。
不足を探すには、届いた資料と照合用の一覧を渡す
届いたファイルだけでは「本来何が必要か」は分かりません。顧問先別・対象月別の必要資料リスト、受領記録、照合に使う明細をそろえ、不足を断定せず確認候補として出す形にします。
顧問先名を記号にしただけで外部AIへ入力してよいとは決まりません。原本には口座情報や取引先情報が含まれ、個人事業主や従業員の氏名など個人に関する情報が混じる場合もあります。個人情報保護委員会は、個人情報を含む入力が利用目的に必要な範囲内かを確認するよう注意喚起しています。本人の同意なく個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）を入力し、応答以外の目的で扱われると、法に違反する可能性があります。提供先が機械学習に利用しないことなどを確認してください。個人情報保護委員会の注意喚起・別添1
税理士の守秘義務と顧問契約の秘密保持条項も確認対象です。守秘の範囲は、国税庁の税理士法基本通達・第38条関係を参照し、外部サービスへの入力可否を事務所で確認してください。
具体的な契約・保存・共有の確認は、生成AIの情報漏えい対策を参照してください。文字だけの生成AIで試すときは、以下の架空の設定を文章として渡します。この場合、読取不能は人が置いた前提であり、画像読取の性能は検証できません。実際の画像を照合する段階では、画像読取に対応した機能を選んでください。会計ソフトの読取機能を使う場合も、不足一覧を作る機能まであるかは別途確認します。
架空の入力と確認一覧の見本
以下は編集部が作った架空例です。実際の顧問先資料や、AIを実行して得た出力ではありません。金額・日付・資料IDは、照合方法を示すための設定です。
対象はA社の8月分とします。入力できる契約・設定を確認した環境で、次の資料を渡す想定です。
- 必要資料リスト：銀行明細、カード明細、受領した請求書、領収書。対象口座・カードと対象期間を記載
- 受領記録：銀行明細B01と請求書I01、領収書写真R01を受領。カード明細は未受領として記録
- 銀行明細B01：8月20日、X社への支払い33,000円
- 請求書I01：X社、33,000円。ただし今回の支払いとの対応は未確認
- 領収書写真R01：下端が切れていて、合計欄を読み取れない
指示文の見本
対象はA社の8月分です。以下に記載した必要資料リスト、受領記録、
銀行明細B01、請求書I01、領収書写真R01の内容だけを照合してください。
次の3欄で確認一覧を作ってください。
資料の種類とID／確認できた内容・未確認点／質問案。
読めない文字・金額は推測で補わず「読取不能」としてください。
受領記録上の未受領と、資料そのものが存在しない状態は分けてください。
同じ金額でも同一取引と確定しないでください。
勘定科目、税区分、経費としての可否は判断しないでください。
質問は下書きだけにし、送信や会計ソフトへの登録はしないでください。出力の形を示す編集見本
| 資料の種類とID | 確認できた内容・未確認点 | 質問案 |
|---|---|---|
| カード明細（IDなし） | 受領記録では未受領。別経路の到着は未確認 | 未提出なら8月分の明細をお願いします。送付済みなら送付先と送付日を教えてください |
| 銀行明細B01・請求書I01 | X社・33,000円は一致。支払いとの対応は未確認 | この支払いはI01に対応しますか。合算払いや他の請求分を含みますか |
| 領収書写真R01 | 合計欄が読取不能 | 書類全体が入るように再撮影をお願いします |
担当者は、受信箱や共有先を確認してからカード明細の質問を残します。I01は金額が同じでも支払いと対応済みにはせず、取引の対応を確認します。R01の金額をAIが補っていたら削除し、原本または再撮影を求めます。
必要資料リストにない臨時の取引や、明細にも手掛かりがない現金取引は、この照合だけでは拾えません。担当者が顧問先に当月の変化を確認し、リストを更新する仕事が残ります。
紙・スマホ写真の割合より、修正時間と見落としを測る
紙やスマホ写真が何割なら成立しない、という共通の閾値は置きません。ここで採用する判断方法は、同じ資料を扱ったときの総作業時間と、不足候補の見落とし・誤指摘を比べることです。削減率の実測値はありません。
紙はAIが扱える形への取り込みが必要です。写真も、全体が写っているか、文字が読めるか、顧問先・対象月と結び付けられるかを確認します。鮮明な写真が多いケースと、少数でも欠けた写真が混じるケースを、同じ「写真あり」でまとめないでください。
担当者が記録する測定欄
試行対象の顧問先と月を決め、比較に含める資料を固定します。紙・写真・PDF・明細データに分けて件数を残します。照合用の正解一覧は、確認者が元資料と顧問先の回答から作り、AIの結果を正解として使いません。複数ページの書類は一組を1件と数えるなど、数え方も合わせます。
| 測定欄 | 記録する範囲 |
|---|---|
| 準備時間 | スキャン、再撮影依頼の作成、ファイル整理、入力前の情報削除 |
| 整理時間 | 従来の分類・照合・確認文案作成、またはAIへの入力と結果の整理 |
| 確認・修正時間 | 読取誤り、分類違い、重複候補、質問案の修正と承認 |
| 見落とし・誤指摘 | 人が作った確認済み一覧と比べた、不足候補の漏れと不要な質問の件数 |
| 提出待ち | 初回依頼から到着までの経過時間。担当者の作業時間とは別欄 |
比較する総作業時間は、準備時間＋整理時間＋確認・修正時間です。AIの処理待ちで担当者が拘束される時間も記録します。別の仕事ができる待ち時間は分け、片方だけを有利に集計しません。
同じ資料を二度扱うと、内容を覚えた影響が入ります。方法ごとの結果は互いに見ずに保存し、別の月では先に行う方法を入れ替えます。これでも記憶や資料の違いの影響は残るので、単月の差をそのまま削減効果と断定しません。製品名・機能・設定・担当者・対象件数も記録してください。
総作業時間が減っても不足の見落としが増えたら、その範囲では採用しません。準備や修正の負担が上回るなら、再撮影の依頼方法を直すか、鮮明な電子資料だけへ対象を狭めます。提出待ちが主な遅れなら、先に顧問先と提出先・期限・未提出時の連絡担当を決めます。この試行だけから「決算が早くなる」とは判断できません。
なお、AIに読ませられる画像であることと、税務上の保存要件を満たすことは別です。国税庁は、紙で受領した書類のスキャナ保存と、電子取引データの保存を別の制度として案内しています。保存要件を満たすか確認するまでは撮影やAI処理を理由に原本を捨てず、保存方法は担当税理士と国税庁の電子帳簿保存法の案内で確認してください。
仕訳の確定と顧問先への説明は、事務所側が持ち続ける
この運用では、資料照合を担当者が確認し、仕訳の最終判断は事務所で定めた確認・承認者が行います。税務判断が必要な点は担当税理士へ回し、顧問先への説明も事務所側の担当者が担います。AIの出力を承認の代わりにしません。
確認一覧には、資料ID、原本の保存先、質問と回答、修正した理由、確認者を残します。会計ソフトへ入力した後も、どの資料と回答に基づいたかをたどれるようにします。AIが出した候補と、人が確定した内容は別欄で管理してください。
顧問先への連絡では「AIが不足と言ったので」ではなく、「受領記録では対象期間のカード明細を確認できないため」のように、事務所が確認した事実を説明します。質問の送信前に、担当者が宛先と対象月、別経路の到着、不要な情報の混入を確認します。
これは業務上の確認分担の提案であり、個別の契約や事故の法的責任を一律に決めるものではありません。確認・承認・訂正の記録を事務所全体で決める場合は、AI出力の誤りを確認する社内ルールへつなげてください。
勘定科目や税務上の取扱いに迷う点は、資料と取引の事情を担当税理士に渡します。制度の一般的な確認先には国税庁の税についての相談窓口もあります。
まず、対象月の必要資料リストと受領記録を並べ、「未受領」「読取不能」「取引との対応未確認」を分けてください。その一覧を人が確かめられる状態にしてから、分類と質問案の作成にAIを使うかを決められます。
本記事は一般的な情報提供です。個別の税務・法務・申請可否の判断は、税理士・弁護士など各専門家にご確認ください。
