「この商品は在庫があるか」「前に注文した分はいつ出るか」。卸売の問い合わせをAIへ任せる前に、回答に使う在庫数と確定済みの日付を、元のシステムから取り出せるかを確かめてください。
AIに任せる候補は、取引先・商品・注文を特定したうえでの確定情報の照会です。価格交渉、特急対応、新しい納期の約束は人が判断します。在庫表を読めても、出荷可能数の意味や相手に見せてよい範囲が不明なら、そのまま回答させません。
自社で最初に確かめるのは、実際の問い合わせ1件に対して、分類・元データ・閲覧権限・訂正担当を埋められるかです。空欄が残る回答は人が受け持ちます。
確定情報の照会と、人が判断する問い合わせを分ける
同じ「明日届きますか」でも、確定済みの着日を尋ねている場合と、通常より早い配送を頼んでいる場合では扱いが違います。問い合わせは、照会・要確認・交渉や変更に分けます。以下は自社の対象範囲を決めるための分類案です。
| 問い合わせの例 | 分類 | AIへ任せる範囲／人へ戻す条件 |
|---|---|---|
| 「品番Aの出荷可能数は？」 | 照会の候補 | 品番・倉庫・単位・更新時点を照合し、公開を認めた数量だけ返す |
| 「注文Bの確定出荷日は？」 | 照会の候補 | 取引先本人の注文と確認でき、確定欄に日付がある場合だけ返す |
| 「前と同じ品を10箱ほしい」 | 要確認 | 品番・入数を確認し、受注依頼は受注担当へ渡す |
| 「欠品しているが、来週には入る？」 | 要確認 | 未確定の入荷予定から約束を作らず、仕入担当へ確認する |
| 「明日着に変えて」「一部だけ先に出して」 | 交渉や変更 | 特急便、分納（分けて出荷）、引当変更は営業・出荷担当が判断する |
| 「前回より安くして」「今回だけ支払条件を変えて」 | 交渉や変更 | 価格・取引条件の変更は営業責任者が判断する |
ここでいう引当は、注文のために在庫を確保することです。照会と引当・受注処理は分け、AIの回答をもって商品を確保した扱いにしません。
「決まった答えがある問い合わせ」がどれだけあるかは、自社の記録で確認します。対象期間を先に決め、メール、電話メモ、FAXなどを1件ずつこの表へ当てはめてください。一つの問い合わせに「在庫確認」と「値引き依頼」が混ざる場合は、質問を分けて記録します。件数を数えるなら問い合わせ単位か質問単位かを統一し、分け方が決まらないものは要確認に残します。
この分類は回答を任せる範囲を決める材料です。照会に分類できても、次のデータ確認を通るまでは人が回答します。
在庫・納期は、元のシステムと閲覧範囲を確認する
受注担当者とデータの管理者で、実際の品番・注文を一つ開きます。画面に数字が見えるだけで終わらせず、どの項目を、いつの情報として、誰の権限で取り出せるかを記入します。
次の表は架空の記入例です。自社で使う画面・帳票と管理部署を書き、確認担当者を決めてください。
| 回答に使う情報 | 元データと管理担当の例 | 閲覧・取り出しで確かめること |
|---|---|---|
| 品番・箱の入数 | 商品台帳／商品管理担当 | 得意先独自の品番との対応、個・箱の換算を確認できるか |
| 出荷可能数 | 販売管理の倉庫別在庫画面／在庫管理担当 | 引当済み・検品待ちをどう扱うか。取得日時と更新日時を取れるか |
| 注文の確定出荷日 | 受注台帳の確定日欄／受注担当 | 希望日・予定日と別か。該当取引先の注文だけ取得できるか |
| 仕入先からの入荷予定 | 発注台帳・仕入先回答／仕入担当 | 確定済みか未確定か。メールだけに残る変更を反映できるか |
| 取引先別の公開範囲 | 顧客台帳・権限設定／営業責任者と管理者 | その相手に見せてよい数量・商品・注文か。価格等の不要項目を除けるか |
在庫数と日付の意味を、項目名まで確かめる
Microsoftの在庫一覧の公式説明では、Dynamics 365の「Available physical（利用可能な現物在庫）」は現物在庫から物理的に引当済みの数量を引いた値です。これは同製品の定義であり、自社の「在庫数」が同じ意味とは限りません。出荷可能数の計算と除外対象は、在庫管理担当へ確認してください。
同社の購買注文の日付項目の説明も、出荷日と受領日、希望日と確定日を分けています。仕入れ側の仕様例ですが、自社の照会でも「何の日付か」を分ける手がかりになります。仕入先の出荷日を、自社への入荷日や販売先への到着日に置き換えてはいけません。
社員に見える情報と、取引先に返せる情報を分ける
取引先が入力した社名だけで閲覧範囲を選ばせず、ログイン情報など会社が確認した取引先の識別情報と結び付けます。AIへの指示文で隠すだけにせず、データを取り出す仕組み側で、相手の注文と公開可能な項目だけを渡す設計にします。電話・メール・FAXなどログインのない経路は、人が社内の本人確認手順で取引先を確かめます。差出人名や伝えられた注文番号だけで判断せず、疑わしい場合は台帳に登録済みの連絡先へ確認し、確認が済むまで注文情報を返しません。
Shopify B2Bのカタログは、顧客がアクセスできる商品と価格を定める仕組みの一例です。自社でも取引先別の公開範囲を確認し、他社向けの商品・価格・条件を共通回答として登録しないでください。価格は交渉だけでなく既存条件の照会も、初期の対象から外して営業担当へ回します。
Excelだけで管理している場合は更新日時と管理担当を記録し、人が照合する下書きまでに留めます。紙の台帳や担当者の記憶しかない情報は、元データを整えるまで照会対象にしません。CSV（表を受け渡すファイル形式）しか取り出せない場合も、作成時点の情報として扱います。API（システム同士のデータ受け渡し窓口）があっても、元データの更新が遅れれば新しい情報にはなりません。管理者と「更新から何分まで使うか」を対象業務ごとに決め、更新時点不明・期限超過・取得失敗なら回答を止めます。
AIの回答は、確認時点と確定した範囲を残す
AIが質問から品番や注文番号の候補を拾っても、取得した値の意味を変えてはいけません。数量・日付・単位・確定状態は決めた欄へ差し込み、照会時点の情報と新しい約束を混ぜない文面にします。
以下は架空の編集見本です。実際の取引データやAIの実行結果ではありません。取引先Xに閲覧権限のある注文Bを照会したとします。
質問：注文Bはいつ出荷されますか。明日届きますか。
取得できた情報（確定状態を含む）：
商品：品番A／数量：10箱
確定出荷日：2026年9月18日
到着日：未確定
元データ更新：2026年9月17日 10:00（日本時間）
照会時刻：2026年9月17日 10:02（日本時間）
回答見本：
注文B（品番A、10箱）の確定出荷日は2026年9月18日です。
2026年9月17日10:02時点の照会結果です
（元データ更新：同日10:00、日本時間）。
到着日は未確定のため、明日届くかは担当者が確認して回答します。この見本の2分という間隔は、利用可能な鮮度の基準ではありません。自社で決めた有効期限を満たす場合だけ使います。到着日が空欄なのに「通常翌日だから届く」とAIに補わせず、到着日の質問を受注担当の確認待ちへ登録します。
照会後に受注する場合は受注処理側で再確認し、確保できたという回答は引当結果が確定してから人が扱います。
外部AIへ取引先データを入力する前に、社内で利用を認めたサービスと入力項目、契約・設定上の学習利用や保存の扱いを確認します。元データと権限を確認できたら、社内で下書きを作り、人が照合してから送信します。自動送信は、次の確認と次章の訂正手順を整えてから検討してください。これらは本記事の確認案であり、試験に通れば誤りがなくなるという保証ではありません。
- 別の取引先の注文番号を入力しても、その注文の情報を返さないか
- 単位不明、古い更新時点、日付未確定、取得失敗のときに推測せず停止するか
- 送信前に、出力の数量・日付・単位・確定状態が元データと一致するかをシステムで自動チェックし、不一致なら止められるか
- 値引きや特急対応が混ざった質問を担当者へ渡し、引き継ぎ先に届いたことを確認できるか
送信前の照合や引き継ぎを作れない間は、下書きまでに留めます。夜間など担当者が応答できない時間は、会社で承認した受付案内だけを返し、未確定の納期を約束しません。
誤った納期回答は、営業責任者が訂正を指揮する
誤回答を見つけたら、営業責任者が顧客への訂正を指揮し、システム管理者が回答を止めます。開始前に、それぞれの担当者と不在時の代行者を決めてください。AIの会話から誤文を消すだけでは、相手へ伝えた内容を訂正したことにはなりません。
少人数の会社では役割を兼任して構いません。たとえば社長が営業責任者を、受注担当が顧客窓口を兼ねる場合も、停止操作をする人と訂正文を承認する人の名前を残します。
- 止める。 発見者は営業責任者とシステム管理者へ連絡します。管理者は対象の納期回答と送信待ちを止めます。同じ原因の範囲が分からない間は、関連する在庫・納期回答も止め、人へ戻します。
- 残して調べる。 受注担当は回答を特定できる番号やメールの件名、宛先、注文番号、送信日時、誤文、参照データと更新時点を保存します。管理者は同じ古いデータや処理を使った回答を検索し、他の取引先への影響も調べます。
- 訂正を届ける。 受注担当と出荷・仕入担当が正しい状況を確認し、営業責任者が訂正文を承認します。顧客窓口担当が元の連絡経路で送信し、急ぎの案件は電話等でも伝えて、相手の確認状況を記録します。
- 再開を決める。 管理者が原因を直し、受注担当が誤回答した条件で再試験します。営業責任者は訂正の連絡状況と再試験結果を確認して、再開範囲を決めます。
訂正は、新しい納期が決まるまで黙って待つ必要はありません。確定していない部分を残したまま、先の回答が誤りだったことを先に伝えます。次は、前章の注文Bについて誤って「9月18日到着」と送った場合の架空の訂正文です。連絡予定時刻は担当者が承認したものとします。
注文Bについて、先ほど「9月18日到着」と回答しましたが、誤りでした。この回答を訂正します。確認できているのは9月18日の確定出荷日で、到着日は現在確認中です。担当の山田から本日15時までに確認状況をご連絡します。
訂正時点でも未確定の到着日を、再び確定扱いにしないでください。相手が既に手配を進めていた場合の対応や、受注・契約の変更は営業責任者が個別に確認します。訂正連絡だけで取引上の約束まで取り消せるとは扱いません。
社内の記録欄と承認の分け方は、AI出力の誤りに備える社内ルールと記録の決め方も参照してください。
