社内資料が少なく、探す人も機会も限られるなら、まずフォルダ整理と今ある検索で足りるかを確かめます。「社内文書を読ませるAIが欲しい」と感じたときも、先に数えたいのは、その仕事で使う文書と、実際に探す人・回数です。
RAG（ラグ）は、質問に関係する文書を検索し、その内容を使って生成AIが回答する方法です。Microsoftの設計ガイドも、会社固有の情報などを回答に使う方法として説明しています。ただし、作る価値があるかは、回答文が出ることより、根拠を確かめ終わるまでの手間で判断します。
文書数と「誰が何回探すか」を一緒に数える
対象文書の少なさは、RAGを後回しにする判断材料になります。ただし、同じ少量の資料でも、新人が毎日探す場合と、管理者がたまに開く場合では困り方が違います。
まず「経費精算の手続き」など、探す仕事を一つ選びます。全社の保存容量ではなく、その仕事の回答に使う現行文書を数えます。旧版や同じファイルのコピーは別に記録し、長い規程や表・画像中心の資料があるかも添えます。ファイル数が同じでも、読む量は同じではないからです。
次の記録欄を、実際の問い合わせと一緒に埋めます。集計期間を決め、繁忙期だけの記録ならその条件も残してください。
| 記録するもの | 自社で埋める欄 |
|---|---|
| 対象と量 | 業務名／現行文書＿件／長い文書・表・画像の有無 |
| 探す人 | 部署・役割／実際に探す人＿人 |
| 探す頻度 | ＿日間に＿回／利用者・役割ごとの回数 |
| かかる手間 | 検索開始から根拠確認までの時間／人に聞いた対応時間 |
| つまずく理由 | 場所不明／言葉が合わない／版不明／内容が未記録 |
以下は編集上の判断例であり、外部の標準や実測結果ではありません。 記録した文書を業務別の一覧にし、実際に探す人に質問を渡して、担当者へ聞かずに該当文書を選べるか確かめます。選べるなら表の上段、同じ質問への案内を共有したいなら2段目、番号検索で見つかるなら3段目を参考にします。選べず読み合わせも繰り返すなら、最下段を検討します。件数は対象の広さと管理の負担を見るために使い、採否の一律の境界にはしません。
| 文書と利用の状態 | 先に試すこと |
|---|---|
| 少量で、限られた人が時々探す | 正本のリンク集と既存検索 |
| 少量だが、複数の人が同じ質問を繰り返す | よくある質問から該当箇所への案内 |
| 文書が多いが、番号・案件名で目的の資料が見つかる | 既存検索の絞り込みを共有 |
| 複数文書を読み合わせる質問が繰り返され、既存検索では負担が残る | 範囲を絞ったRAGの比較試行 |
文書が増えただけで試行へ進む必要はありません。逆に、少量でも長い資料の読み合わせに手間がかかるなら候補になります。上の記録で「探せない理由」が版の混在や未記録なら、次の整理を先に行います。
少量なら、正本の置き場と既存検索を整える
探すべき文書を見渡せる規模なら、正本の置き場を一つに決め、仕事の言葉からそこへたどれるようにします。資料の場所を知りたいだけの質問には、回答を毎回生成するより、該当箇所への案内で足りるかを試してください。
たとえば「出張の精算方法が分からない」という質問には、次のような案内を作れます。これは架空の編集見本で、実在企業の文書やAIの出力ではありません。
出張から戻ったら
旅費規程の「精算」へ → 申請手順書へ → 現行の申請フォームへ
迷った場合の確認先：総務担当
案内のリンク先は、自社で正式に使う原本に差し替えます。「旅費」と「出張」のように、規程の用語と社員の質問が違う場合は、案内に両方を入れておきます。回答文を複製するより、原本へリンクする方針にすれば、改訂時に見直す箇所を絞れます。
整理の順番は、現行版を決める、旧版を通常の検索対象から分ける、業務名と内容が分かるファイル名にする、案内へリンクする、です。この整理では文書を削除せず、通常の検索対象から分けます。保管の対象と期間は、法令・契約・社内規程に沿って文書管理者と確認してください。
Google ドライブなら、種類・ユーザー・更新日で絞り込めます。検索語と組み合わせる方法や、タイトルを指定する検索も公式ヘルプにあります（2026年9月22日確認）。自社の保存先で同様の機能を確かめ、実際に探す人へ操作を共有します。
整理後は、同じ仕事の質問で、本人が原本へたどり着けるかを確認します。ここで困りごとが解消すれば、RAG構築をいったん見送れます。原本や更新する人が決まっていない場合は、AIに渡す社内記録の棚卸し方法から整えてください。
RAGを作る価値は、確認を含む手間で比べる
整理しても、言い方の違う質問や複数資料の読み合わせが繰り返されるなら、RAGを試す理由があります。採用を決める前に、既存検索と同じ質問・同じ文書・同じ閲覧権限で比べ、根拠確認までの負担が減るかを見ます。
質問ごとに「答えが載っている文書・該当箇所・確認済みの答え」を用意します。MicrosoftのRAG準備ガイドでも、評価用に質問・根拠となる本文とページ・答えをそろえる方法が示されています。ここで使うのは、自社で利用を認めた資料です。
質問は、単に資料名を探すもの、複数の資料を読むもの、対象文書に答えがないものを含めます。たとえば経費精算なら「申請書はどこか」「この出張で必要な書類は何か」「規程にない例外を認めてよいか」です。最後の質問では、根拠がないのに断定せず、担当者確認へ戻せるかを見ます。
同じ人が両方を試すときは順番を入れ替え、答えや保存場所を覚えた影響も記録します。比較の記録では、次を分けて残します。
- 利用者の手間：検索・待ち時間に、原本照合と誤回答の修正を加えた時間
- 回答の内容：根拠文書が合うか、条件の抜けがないか、答えがないときに止まれるか
- 管理する側の手間：文書の追加・改訂・削除の反映、権限変更、誤回答への対応
- 支出：試行と本運用それぞれの見積もり。開発費、利用料、運用支援の範囲を区別
一度正しく答えただけで精度が安定したとは判断しません。Microsoftの評価ガイドは、同じ指示でも回答が変わり得ること、根拠との一致や回答の完全さなど複数の観点で評価することを説明しています。この記事では正答率や短縮時間の実測値は示していません。
記録を採否につなげる
時間と費用は同じ期間にそろえて比べます。月単位で判断するなら、役割ごとに次の空欄へ実測値を入れてください。
役割ごとの月の検索負担の差（分）＝（既存検索の一回＿分 − RAGの一回＿分）× その役割の月の利用＿回
月の正味の時間差（分）＝各役割の検索負担の差の合計 − 月の管理作業の増加＿分
一回の時間には根拠確認・修正を含め、管理作業と二重に数えません。短い観察期間から月の回数を推定する場合は、観察日数・繁閑の条件とともに「見込み」と記録し、実測と分けます。見積費用はこの時間差と並べ、初期の整理・設定にかかる作業も含めて決裁者が判断します。費用と時間を根拠なく同じ単位には換算しません。
試行前に「残せない誤り」と「これだけ手間が減れば継続する」という自社の条件を決めます。根拠確認を含めると差がない、利用が少ない、更新する人を確保できない場合は、対象の縮小や見送りを選べます。必要性が見えても、すぐ独自開発に決めず、契約中のクラウドストレージなどに文書検索・回答機能があるかを確認します。対象にできる保存先、権限の扱い、追加料金を確かめ、条件を満たす選択肢から比べてください。
最初は、よく聞かれる一業務の現行文書に絞る
試行するなら、質問が繰り返され、原本を確認する人が決まっている一業務を選びます。最初に入れるのは、その質問へ答える現行文書です。「社内で正式な文書であること」と「そのAIサービスで利用してよいこと」は分けて確認します。
たとえば経費精算の問い合わせを対象にするなら、候補は現行の旅費規程、申請手順書、承認済みの補足説明です。まず質問と該当箇所を対応させ、答えに必要な資料がそろっているかを見ます。関係のない議事録や、全社員の精算明細まで一緒に入れる設計にはしません。これは対象を選ぶ編集上の例であり、特定の資料の利用可否を保証するものではありません。
候補ごとに、次の条件を確認します。
- 現行版と分かり、旧版と矛盾したままになっていない
- 内容を確認できる責任者と、改訂を反映する担当者がいる
- 試す人が元から閲覧でき、AIでの利用範囲も承認されている
- 個人情報や契約上の秘密情報を含むか、含む場合にどう扱うかが確認されている
MicrosoftのRAGにおけるアクセス制御の解説は、利用者に許可されたデータだけを取得する設計を示しています。接続できることと、全利用者に見せてよいことは別です。試行でも、権限のない利用者の検索結果や回答に対象文書の内容が出ないかを確認してください。
個人情報や契約情報がある文書は、社内の情報管理責任者に、利用目的・接続先・閲覧者・保存や削除の条件を確認します。法令や契約の個別判断が必要なら、法務担当者や専門家にも確認してください。サービスの確認項目は生成AIの情報漏えい対策にまとめています。
対象を広げるのは、足りない質問と根拠文書が具体的に分かってからです。まず選んだ業務名、対象文書一覧、試す人、比較する質問を一枚に残せば、「何となく全社資料を読み込ませる」計画を、比較できる試行に変えられます。
